17 Maneras de sacarle provecho a Calendar

Escrito por el 21 septiembre, 2018

Hoy traemos una recopilación de 27 trucos para Google Calendar, la aplicación de calendario de Google a la que puedes acceder tanto desde el móvil como desde el escritorio mediante su versión web. Se trata de una serie de consejos desde los más básicos hasta alguno más avanzados con los que podrás exprimir al máximo la aplicación.

Una de las virtudes de esta aplicación es que busca adaptarse a ti, por lo que habrá trucos que sólo podrás hacer desde el móvil o el escritorio porque son los momentos en los que realmente resultan útiles de usar. Aquí los tienes todos, y si sabes de alguno que nos hayamos dejado no dudes en decírnoslo en los comentarios.

1. Añade cumpleaños y festivos de forma automática

Festivos

Si le das a Google Calendar acceso a tu agenda de contactos añadirá automáticamente sus fechas de cumpleaños al calendario. Además, también te permite configurar los festivos del calendario hasta más de cien países diferentes, a los que añadir hasta cuatro capas de festividades religiosas. Todo esto es opcional, por lo que podrás desactivar los cumpleaños de festivos y calendarios cuando quieras.

Para configurar los festivos en el móvil:

  • Abre el menú del lateral izquierdo.
  • Entra en la opción Ajustes que tienes abajo del todo.
  • Pulsa sobre la opción Festivos
  • Ahora puedes cambiar tu país de festivos o añadir festividades religiosas

Para configurar los festivos en el navegador:

  • Pulsa el icono de la rueda dentada
  • Entra en la opción Configuración
  • En la columna izquierda, entra en la opción Festivos en España o los de tu país
  • Ahora puedes gestionar el calendario

2. Arrastra los eventos para organizarlos a tu gusto

Google Calendar es una herramienta que intenta facilitar al máximo tus tareas, y una manera de hacerlo es evitar que tengas que andar editando los eventos para cambiarlos de fecha. Para hacerlo más fácil, será suficiente con arrastrarlos para colocarlos directamente en otro día. Esto lo puedes hacer tanto con la versión web del servicio como con sus aplicaciones móviles.

3. Desliza eventos para borrarlos

Deslizar

En la aplicación móvil de Google Calendar tienes la opción de deslizar un evento para eliminarlo. Sólo tendrás que mantenerlo pulsado y deslizar a la derecha, de manera que los recordatorios quedarán como completados y los eventos como borrados. Es uno de esos pequeños trucos que puede hacer tu vida un poco más cómoda.

4. Cambia la duración predeterminada de un evento

Duracion Predeterminada

La duración por defecto de los eventos que creas desde el móvil es de 60 minutos. Esto es útil para configurarlos rápido, pero incómodo si quieres organizar tu día en tareas o reuniones cortas. Sin embargo, Google te permite cambiar esta duración por defecto por otra que se ajuste mejor a ti. Para ello sólo debes hacer lo siguiente:

  • Abre el menú del lateral izquierdo.
  • Entra en la opción Ajustes que tienes abajo del todo.
  • Pulsa sobre la opción General
  • Ahora pulsa en Duración predeterminada de los eventos
  • Aquí podrás cambiar esta duración predeterminada por la que quieras, desde 15 hasta 120 minutos.

5. Establece objetivos

Objetivo

En la versión móvil de Google Calendar vas a poder crear objetivos, que pueden ser desde para aprender una habilidad hasta para configurar una rutina de fitness, Para acceder a esta función tienes que pulsar el botón + de añadir eventos y elegir la opción Objetivo, que te aparecerá junto a las de Evento y Recordatorio.

Los objetivos pueden ser de deporte, aprender algo nuevo, familiares, o de tiempo libre u organización de viajes, y al configurarlos podrás establecer la frecuencia en la que quieres que te lo recuerde. Los eventos deportivos se sincronizarán con Google Fit para que el calendario detecte si se ha finalizado el ejercicio durante la semana y marcar la meta como completada.

6. No te olvides del buscador

Buscar

Si tienes Google Calendar lleno de notas, recordatorios y eventos, es posible que a veces te sea difícil recordar cuándo tenías asignada una tarea concreta. Para ello es muy útil recordar que la aplicación tiene un buscador interno que te aparecerá en el menú lateral del móvil o en la parte superior de la web.

Un buen truco para optimizarlo al máximo es utilizar palabras claves cuando vayas a crear eventos, de manera que después te sea mucho más fácil encontrarlos utilizando el buscador. Sin embargo, el cómo adaptarlo a tus necesidades depende enteramente de ti.

7. Crea recordatorios

Recordatorio

Cuando pulsas sobre el botón + de crear un nuevo evento también puedes pulsar sobre la opción Recordatorio. Esta es especialmente útil si tienes mala memoria, ya que te permitirá configurar un recordatorio para una hora concreta o para todo un día. Además, Google ha añadido automatismos para hacer el proceso más rápido, con un menú en el que puedes elegir varios tipos de recordatorios para que pierdas el mínimo tiempo posible escribiendo.

Además, los usuarios de Google Apps for Work y Edu tienen la función Ver disponibilidad. Con ella, al crear un evento Calendar buscará en la agenda para recomendar los momentos que tengan libres a la hora de configurar su reunión.

8. Usa el autorrelleno inteligente

Llamar A

Cuando vayas a crear un evento, Google Calendar intentará acelerar el proceso autorrellenando los campos que vas escribiendo. Por ejemplo, cuando eliges uno y eliges o escribes la opción “llamar”, te sugerirá enseguida autocompletarlo a “llamar a mamá”, “llamar a casa” y cosas similares. Puedes utilizar esto para ahorrar tiempo a la hora de crear tus eventos.

9. Más organización con tu propio código de colores

Elige Color

Google Calendar permite que puedas añadir un color concreto a cada evento que creas, algo que te puede ayudar a crear tu propio código de colores y poder hacerte una idea de cómo tienes el día con sólo echar un vistazo rápido al calendario.

Eventos que se añaden automáticamente como los cumpleaños de tus contactos o los festivos nacionales ya tienen sus propios colores prestablecidos, aunque los puedes cambiar. También puedes asignar el color a cualquier evento en sus ajustes para ver las opciones de colores y todos los disponibles.

  • Para asignar el color de un evento entra en la pantalla de creación o edición del evento
  • Pulsa sobre la opción Color predeterminado
  • En la versión web es el botón con un círculo de un color determinado que se despliega al pulsar
  • Ahora simplemente elige el color del evento

10. También hay imágenes para algunos eventos

Imagen Fondo

El control de tu agenda a primer vistazo no se limita únicamente a los colores que le puedas añadir. La versión móvil de Google Calendar detecta algunas palabras clave de eventos comunes como cine, cerveza, piscina, etcétera, y les añade una imagen de fondo de pantalla para poder diferenciar los eventos que las contienen.

11. Añade ubicaciones en tus eventos

Ubicacion

Cuando estás creando un evento también vas a tener la opción de añadir una ubicación específica para asociarlo a ese lugar concreto. Esto es algo bastante útil para ir a conciertos o quedar con personas en determinado sitio.

Hacer esto tiene varios beneficios. Para empezar, desde el evento podrás acceder a la dirección donde tienes la cita, algo que viene bien cuando tú o las otras personas no sabéis dónde es exactamente. Y en lo puramente estético, cuando hagas esto Calendar también añadirá una foto del lugar que has añadido al evento.

12. Duplica eventos de forma rápida

Duplicar

Si hay un evento que consideres recurrente y quieres crear un duplicado, Calendar tiene una función rápida para ello. Esta opción puede ser útil no sólo para crear una copia de un mismo evento para otro día, sino que también puede servir para crear eventos derivados en los que coincidan muchos de los datos del primero, de manera que tengas que perder el mínimo tiempo posible haciendo los cambios pertinentes a partir de los datos del evento que duplicas.

  • Para duplicar un evento tienes que entrar primero a su descripción
  • Tanto en el móvil como en la web, pulsa el icono de los tres puntos
  • En el menú desplegable elige Duplicar

13. Calendarios compartidos

Compartidos

Una de las grandes ventajas de la versión web de Google Calendar es lo fácil que es compartir calendarios con otras personas. De esta manera, si has configurado un calendario con varias fechas podrás compartirlo con cualquiera, tanto invitándole como generando un enlace para poder enviárselo por otro modo.

  • Ve a la barra lateral izquierda de Calendar, en la sección Mis calendarios
  • Cuando pases el ratón sobre uno de ellos aparecerá un icono de tres puntos a la derecha del nombre
  • Pulsa este icono de tres puntos, y en el menú emergente elige *Configurar y compartir
  • En la sección Compartir con determinadas personas, pulsa en Añadir personas para elegir con quién compartirlo
  • En la sección Permisos de acceso, selecciona la opción Compartir públicamente si quieres compartirlo con alguien que no esté en Calendar. Luego pulsa Crear enlace para compartir para tener un enlace que le puedas dar a cualquiera.

14. Añade invitados a tu evento

Anadir Invitados

Otras de las opciones que tienes disponibles en Calendar es la de crear eventos para varias personas. Cuando lo estés creando o editando, tendrás una opción Añadir invitados con la que puedes enviar una invitación al evento a otra personas. Si estas aceptan, tu evento aparecerá también en sus calendarios.

Esto no es sólo útil para organizar reuniones y quedadas con tus amigos, ya que cuando detecte que es un evento compartido Calendar añadirá opciones como iniciar una conversación por videollamada. Vamos, que se anticiparía a una necesidad que podrías tener en ese evento.

15. Usa y edita respuestas rápidas en eventos compartidos

Respuestas Rapidas

En otro intento por acelerar las acciones que puedas necesitar hacer en la versión móvil, cuando tienes un evento compartido puedes enviarle a los otros contactos una serie de respuestas rápidas. Con ellas puedes avisarles, por ejemplo, de que empiecen la reunión sin ti o de que te esperen 10 minutos más antes de empezar.

  • Abre el menú del lateral izquierdo.
  • Entra en la opción Ajustes que tienes abajo del todo.
  • Pulsa sobre la opción General
  • Pulsa sobre la opción Respuestas rápidas que hay al final del todo
  • Si pulsas sobre una de ellas podrás editarla y cambiar el texto.

16. Adjunta archivos nativos o en la nube

Adjuntar Archivo

Cuando estás creando o editando un evento, Google Calendar también tendrá una opción llamada Adjuntar archivo. Con esto, podrás añadir archivos al evento que puedes subir desde tu móvil o añadir desde Google Drive. Con esto, por ejemplo, si tienes una reunión podrás compartir con el resto de asistentes documentos relacionados con ella.

17. Notificaciones personalizadas y avisos por correos

Otra Notificacion

Los eventos que creas en el calendario de Google tienen una notificación estándar que te recuerdan el nombre que le hayas puesto. Sin embargo, cuando editas un evento tienes la opción Añadir una notificación, con la cual puedes escribir a mano una notificación extra con un texto personalizado y a una hora determinada.

Además, en este menú de editar Notificación personalizada también puedes elegir si este aviso te llega en una notificación o en un correo. Por lo tanto, puedes hacer que Calendar te envíe un email con un texto personalizado para recordarte el evento que estés configurando.


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